Come gestire le riunioni aziendali?

Spesso le riunioni aziendali sono poco produttive o del tutto inconcludenti.

La riunione deve creare uno scambio costruttivo tra i partecipanti, per incentivare i lavoratori a migliorare le proprie performance, quelle aziendali e del gruppo lavorativo. In primo luogo, è necessario stabilire un solo obiettivo per riunione, poi rilasciare una calendarizzazione programmata in anticipo, scegliere i lavoratori realmente interessati e saperli gestire in modo efficace.

Di seguito, si riportano alcuni consigli utili per la gestione delle riunioni aziendali:

• le riunioni non vanno improvvisate, ma devono essere sempre pianificate accuratamente;
• i tempi lavorativi devono essere programmati ed il datore di lavoro deve invitare i lavoratori ad essere puntuali;
• è essenziale la figura del conduttore, ossia colui che fa progredire la discussione in modo costruttivo, valorizzando gli interventi dei singoli partecipanti;
• ogni riunione aziendale deve avere un solo scopo, che deve essere chiaro a tutti i partecipanti;
• la riunione deve essere un incontro breve e mirato;
• tale incontro, inoltre, deve essere fissato con anticipo per prevenire il problema delle assenze di alcuni partecipanti dovute ad impegni presi in precedenza;
• l’orario di inizio e di fine, deve essere rispettato tassativamente. I ritardi d’inizio delle riunioni aziendali, infatti, determinano ingenti costi sia economici (tempo perso nell’attesa dei partecipanti ritardatari), sia motivazionali (tensioni nel gruppo).  E’ importante  che i partecipanti sappiano con certezza a che ora possono riprendere i loro impegni professionali.
• è preferibile utilizzare una comunicazione assertiva e diplomatica, rispettando le opinioni altrui.